Trebalo bi da ideja svih pošiljalaca bude da svi emailovi uđu u prijemno sanduče primaoca.
Ako želite da vaše e-poruke ne idu u kantu za smeće druge osobe, morate razumjeti osnovne principe zaštite od neželjene pošte.
Sveobuhvatna prosudba poznatih provajdera usluga o neželjenoj pošti je sljedeća:
1. Isti sadržaj (uključujući naslov) se isporučuje u velikim količinama na različite domene (tj. sa različitim @) (bilo da se šalje u grupama, pojedinačno ili pojedinačno)
2. U kratkom vremenskom periodu (ručno ili mehanički), visokofrekventna isporuka na različite domene (tj. različite @) (bilo da se radi o grupnom prijenosu, individualnom prijenosu ili grupnom prijenosu sa jednim displejem)
3. Isporuka mejlova na nepostojeće email adrese dostiže određenu proporciju
4. Žalbe korisnika dostižu određeni razmjer
5. Stopa povrata dostiže određenu proporciju
6. Ime domene ili adresa e-pošte je prethodno slala razvojna pisma, promotivne e-poruke i neželjenu e-poštu
7. E-mail nema naslov, sadržaj ili sadrži exe datoteke itd.
8. Nezakonite riječi zabranjene zakonima i propisima.
Dakle, ako je vaša e-pošta u skladu s gore navedenim pravilima protiv neželjene pošte (tako da ako želite da svoju korporativnu e-poštu učinite korisnijom, pazite da ne šaljete razvojna/promotivna pisma), lako je ući u fasciklu za neželjenu poštu primaoca i lako dovesti do odbijanja od strane primaoca.
Pored gore navedenih zahtjeva za zaštitu od neželjene pošte, nestandardno pisanje e-pošte također može dovesti do toga da primateljeva e-pošta uđe u njihov spam folder.
[Jasna tema i pravilan tekst]
Naslov treba da bude koncizan i sažet, sa ne više od 20 preporučenih znakova
Naslov treba da odgovara sadržaju glavnog teksta dokumenta
Naslov ne može biti prazan, a posebne simbole ili interpunkciju treba izbjegavati što je više moguće u naslovu
Ako dođe do promjene u diskusiji tokom više odgovora, naslov e-pošte treba promijeniti na vrijeme
[Glavni tekst je jasan i logika odgovarajuća]
Glavni tekst je osnovni sadržaj e-pošte i važno je rukovati sadržajem:
1. Objasnite sav sadržaj odjednom
Razmislite kako organizirati sav svoj sadržaj u jednoj e-poruci. Nemojte čekati da se e-poruka pošalje prije nego što nastavite sa dopunom ili ažuriranjem.
2. Glavni tekst tečno opisuje i ima snažnu logičku koherentnost
Ako je glavni tekst dugačak, preporučljivo je usvojiti McKinseyjevo strukturirano razmišljanje i prvo izvući zaključke.
Drugo, za specifična objašnjenja sa više stavki, preporučuje se korištenje stavki 1, 2, 3 i 4 kako bi se oni racionalno sumirali.
3. Razumno naglasiti sadržaj glavnog teksta
Isticanje cijelog teksta jednako je neisticanju istog. Stoga je pri pisanju glavnog teksta važno obuzdati naglašene želje.
Samo odaberite i naglasite ono što mislite da je najvažnije.
Postoji mnogo načina za naglašavanje, kao što je podebljanje i dodavanje boje pozadine teksta.
Vezano za prilog
1. Dodatak ne bi trebao biti prevelik
Općenito, prilozi e-pošte ne bi trebali biti veći od 10 MB, budući da sposobnost primaoca da odbije e-poštu treba uzeti u obzir kako bi se spriječila mogućnost odbijanja zbog ograničenog kapaciteta primanja primaoca.
2. Ako postoji prilog, on mora biti istaknut u glavnom tekstu
Ako postoje prilozi, obavezno obavijestite primatelja o njihovom postojanju. Na primjer, prilog je XXX, pažljivo ga provjerite, itd
3. Moguće je jasno izraziti stvari bez upotrebe priloga, a najbolje je ne koristiti priloge
Jer pružanje direktnijeg pogleda na sadržaj korisnicima pruža bolje korisničko iskustvo i zadovoljstvo od jednostavnog klikanja još jednom da ga pogledaju.
Imajte na umu da čak i ako poduzmete gore navedene mjere, još uvijek postoji mogućnost da se neke e-poruke pogrešno klasificiraju kao neželjena pošta. Stoga je preporučljivo uspostaviti povjerenje s primaocem prije slanja važnih e-poruka i osigurati da on doda vašu adresu pošiljaoca na bijelu listu ili listu kontakata.
